外資系経理

英文メールでよく使うフレーズ ベスト5 by外資系経理経験のかみぞの調べ

外資系気になるOL
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外資系企業ってやっぱり日常的に英語使うんですよね?

 

っと聞かれますが、人によります。

全く使わない人はまったくですし、四六時中の人もいます。

外資系企業の英語のレベルに興味のある方は外資系企業って思ったより敷居が低い?をご覧下さい。

ちなみに、わたしは英語使用率15%くらいです。

多いと思うか少ないと思うかはあれですが、今回は、わたしが海外の担当者とメールでやり取りをする際によく使うフレーズのトップ5を紹介します。

たぶん海外とやり取りされる経理担当者も結構似たフレーズを使ってるんじゃないでしょうか。

 

外資系経理でよく使う英文メールのフレーズトップ5

 

1位 Is there any development on this matter?
2位 I would appreciate it if you could reply to the following my question as soon as possible.
3位 Please see the attached invoice.
4位 Thank you for your prompt reply!
5位 Could you please let me know when you will make the payment of the attached invoice?

 

5位:Could you please let me know when you will make the payment of the attached invoice?

意味は”いつ添付の請求書の支払いをしてくれるのか教えてもらえますか?”です。

まさに経理あるあるなフレーズ。

送った請求書の支払いを、支払期限を過ぎても払ってくれないことは会社間取引ではあるんじゃないでしょうか?

グループ会社だし、金額も大したことないからと甘やかすと塵も積もればで、長期的に支払が滞ることもあります。

そんな時にこのフレーズを使い、いつ支払をしてくれるのかを確認します。

”Could you please let me know your payment schedule of the attached invoice?”(添付の請求書の支払予定を教えてもらえますか?)も同様のフレーズです。

とにかく、いつ払ってくれるのかをコミットしてもらって払ってもらいましょう。

 

4位:Thank you for your prompt reply!

意味は”早速返信ありがとうございます!”です。

何度も言いますが、だいたいにおいて海外とやり取りをすると返事が返ってこないや、返事が遅いなどがあります。

そのため、たまたま早く返事があった際はここぞとばかりに褒めます。

その際、上記のフレーズを使って相手を喜ばせ、次回もクイックレスポンスを促します。

ちなみに返事が遅くても上記のフレーズを使うときもありますよ。

えぇ、通じるかどうかわかりませんが、イヤミです。

なお、”Thank you for”シリーズもバリエーションに富んだ便利なフレーズです。

例えば”Thank you for letting me know”で”お知らせありがとうございます。”や”Thank you for your help”で”手伝ってくれてありがとうございます。”も多用しますので、ゼヒ使ってみてください。

 

 

3位:Please see the attached invoice.

意味は”添付の請求書をご確認ください。”です。

これも経理担当だと海外へ物を輸出したりする場合、相手先にメールでInvoiceを送る機会に必ず使いますね。

また、相手先の経理担当者から「この請求書届いてないけど送って?」と言われた時なども使います。

上記の文章は請求書以外でも、”Please see the attached document(s)”や”Please see the attached spreadsheet(s)”で”添付の書類をご確認ください”や”添付のエクセルをご確認ください”など幅広いバリエーションで使えます。

”attached”(添付の)を”the following”(下記の)に変えて“Please see the following link”(下記のリンクをご確認ください)や”Please check the following amount” (下記の数字をご確認ください)も非常に使い勝手がよくわたしは多用します。

 

2位:I would appreciate it if you could reply to the following my question as soon as possible.

意味は“下記の質問にできる限り早く返信いただけますと幸いです”です。

相手がなかなか返信をくれないが、すぐに回答が必要な際に使います。

下記で説明をするIs there any development on this matter?のメールを送っても返信がなく、さらに急ぎで返信が必要な場合、次の一手といったメールです。

使い方は、”I would appreciate it if you could reply to the following my question as soon as possible. I have to answer the question to an auditor by tomorrow.”

意味は” 下記の質問にできる限り早く返信いただけますと幸いです。明日までに質問の回答を監査人に答えなければないので。”です。

なぜ急ぎで返信が必要なのかを具体的な理由と日付を付けて緊急性をアピールします。

それでも返信がなければ、”Please reply!!!”(返信ください!!!)ですね。

 

1位:Is there any development on this matter?

意味は”この件について進展はいかがでしょうか?”です。

もう圧倒的に一番よく使うフレーズです。

基本的に海外とのやり取りはほぼメールでおこないますが、だいたいの場合において彼らは返信をくれません。

都合の悪いことや面倒くさいことになると返信しない率は90%を超えるんじゃないでしょうか?

よって、メールの返信が来ないので、必然的にその後進展はいかがでしょうか?という質問をしなければならなくなります。

また、「この請求書送ってもらえる?」と聞いて、「OK」と返ってきても、実際になかなか送られてこないことも多いので、このフレーズを使います。

使い方として、わたしは上記の1フレーズのみ送ることが多いです。

メールの文章の量は少ない方が読まれると思うので、余計なことは書かずにリマインダー的な意味で1フレーズのみ下記のように送ります。

Hi Bob,

Is there any development on this matter?

Thank you,
————-
Kamizono

どんなシチュエーションにも使える万能なフレーズなので、ぜひ利用ください。

 

最後に

外資系経理でよく使う英文メールのフレーズは半分くらい催促関係でした。

海外とのやり取りは「なんでわたしがこんなに頑張らなくちゃいけないの?」と思うかもしれませんが、根気よく、粘り強くコンタクトすることで、現状を打破しましょう。

ダメなら、別の担当に言う、上司に言ってもらう、上司からもっと上の役職の人に言ってもらうなどありとあらゆる手を尽くして目的を達成させることにベスト尽くすしかないですね。

外資系企業の経理担当で、会社間取引を担当していると、日本人はいかにマジメで丁寧かということを身をもって感じることができるよい機会です。

つまり、それだけ海外の方々は適当なんですよね。

えぇ、本当に適当。

なんだか、よく使うフレーズよりも海外担当者への催促の方法だったような気もしてきましたが、これはこれで。

ゼヒ、これらのフレーズが皆様をお役立ちできることを願います。